ANALISIS IMPLEMENTASI ENTREPRISE INFORMATION SYSTEM DAN KAITANNYA DENGAN PROSES BISNIS PADA PT ACE HARDWARE INDONESIA TBK

 Analisis Implementasi Entreprise Information System dan Kaitannya dengan Proses Bisnis pada PT. Ace Hardware Indonesia Tbk

 

 

Disusun Oleh :

KELOMPOK 6 :

Putri Yunisa Anwar (432180100117)

Muhammad Farhan Fadhlillah  (432180100171)

Annisa Fiatin Nahira (43219010180)

Muhammad Ilham (43219010115)

Khalida Fauzia Septiani (43219010103)

 

 

DOSEN PENGAMPU : YANANTO MIHADI PUTRA, SE, M.Si

 

  

UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

2021

 

 

 

A.                ABSTRAK

Pada abad ini, kita hidup dalam kompetisi global, dimana informasi akuntansi telah digunakan sebagai alat untuk mendapatkan keunggulan dalam persaingan antar bisnis/perusahaan. Sebuah organisasi yang memiliki sistem informasi akuntansi yang terancang baik secara umum akan memiliki keunggulan posisi dalam persaingan dengan organisasi yang sistemnya lebih lemah. Akan tetapi kenyataan yang ada menunjukkan bahwa implementasi suatu sistem informasi akuntansi tidaklah mudah. Semakin banyak departemen terkait dengan sistem informasi maka sistem informasi akuntansi tersebut akan makin kompleks dan resiko kegagalan makin tinggi. Penelitian ini mengambil studi kasus efektifitas implementasi sistem informasi akuntansi pada PT. ACE Hardware Indonesia Tbk., dan faktor faktor apa saja yang berpengaruh didalamnya. Metode yang dilakukan dalam penelitian ini adalah metode survey dengan menyebarkan kuesioner pada seluruh responden yang menggunakan sistem informasi akuntansi terintegrasi pada PT. ACE Hardware Indonesia Tbk. Hasil penelitian didapatkan beberapa faktor yang berpengaruh pada efektivitas implementasi sistem informasi akuntansi, diantaranya adalah: interaksi user dengan sistem informasi akuntansi, IT support, keterlibatan konsultan dan feature dari sistem informasi akuntansi. Tanpa adanya faktor faktor diatas, maka sangat kecil kemungkinan perusahaan yang mengimplementasikan sistem informasi akuntansi terintegrasi bisa mengambil keuntungan maksimal dari sistem informasi akuntansi terintegrasi yang diterapkan pada perusahaannya

 

B.     PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat, telah melahirkan perangkat komputer sebagai salah satu alat yang digunakan untuk mengatasi suatu permasalahan dalam suatu organisasi, adanya keberadaan komputer sebagai pengolah data yang dapat memberikan suatu informasi akuntansi dengan kemampuan kerja yang terorganisasi dan cepat dapat mengatasi masalah yang sedang dihadapi oleh suatu organisasi. Informasi akuntansi dipandang sebagai suatu sumberdaya seperti halnya dengan tanah, buruh dan modal. Informasi akuntansi bukan barang bebas, ia harus diperoleh, diolah, disimpan, diambil kembali, dimanipulasi dan dianalisis, didistribusikan dan sebagainya. Sebuah organisasi yang memiliki sistem informasi akuntansi yang terancang baik secara umum akan memiliki keunggulan posisi dalam persaingan dengan organisasi yang sistemnya lebih lemah. Perusahaan di berbagai industri, berlomba lomba menggunakan sistem informasi akuntansi terintegrasi untuk meningkatkan daya saingnya, contohnya dengan menggunakan sistem ERP (Enterprise Resource Planning). ERP adalah sistem informasi yang mengintegrasikan semua informasi pada sebuah organisasi. Disamping berbagai keuntungan yang bisa didapatkan dari implementasi system informasi akuntansi yang sukses, ada suatu risiko kegagalan yang sangat tinggi dalam proyek implementasi ERP (Davenport et al, 1998). Dikatakan bahwa terdapat 70% dari strategi bisnis yang ada gagal diimplementasi atau seringkali tidak sesuai harapan dari project manager (dilihat dari waktu, budget, atau sumberdaya manusianya) seperti yang sudah ditentukan sebelumnya. Sering kali project manager atau konsultan IT terlalu fokus kepada aspek teknikal (pemasangan hardware/software maupun jaringan komputer yang mempunyai prosedur tertentu) dan finansial dari suatu project sistem informasi akuntansi, tanpa memperhatikan faktor-faktor pemakai (user) dari sistem tersebut, terutama pada level operasional. Padahal keterlibatan user adalah faktor yang sangat berpengaruh pada berhasil atau tidaknya implementasi suatu sistem informasi akuntansi. Penelitian ini akan memberikan gambaran mengenai faktor faktor nonteknikal apa saja yang mempengaruhi efektivitas implementasi sistem informasi akuntansi. Project Manager IT atau perusahaan konsultan IT bisa membuat suatu sistem informasi akuntansi terintegrasi yang dapat memonitor hampir semua kegiatan perusahaan, mengontrol keuangan perusahaan, mengefisienkan kinerja perusahaan dan meningkatkan daya saing perusahaan. Tetapi pada kenyatannya, sistem informasi akuntansi yang sudah dirancang dengan baik tersebut, susah untuk diimplementasikan disuatu perusahaan. Seringkali hasil implementasi sistem informasi akuntansi tersebut kurang sesuai dengan harapan atau waktu implementasi sistem menjadi jauh lebih panjang dari waktu yang sudah ditentukan. Ketidakefektifan implementasi dari suatu sistem informasi akuntansi terintegrasi tersebut sangat mengganggu kinerja perusahaan konsultan (sebagai pihak yang bertugas mengimplementasi sistem) dan merugikan perusahaan pengguna sistem informasi akuntansi. Sehingga penelitian ini perlu dilakukan, mengapa di lapangan sering terjadi implementasi sistem informasi akuntansi yang tidak efektif ?. Efektivitas suatu sistem informasi akuntansi yang akan diteliti di sini dilihat dari sudut pandang user. Sistem dianggap efektif jika user puas dalam menggunakan sistem tersebut dan kinerjanya meningkat. Dengan peningkatan kinerja user, kinerja perusahaan juga akan meningkat dan biasanya perusahaan pengguna sistem informasi akuntansi akan mendapatkan keuntungan maksimal dari implementasi sistem informasi akuntansi tersebut.

C.                LITERATUR TEORI

 Sistem Informasi Akuntansi Sampai saat ini belum ada kesepakatan terhadap istilah sistem informasi; beberapa penulis cenderung memilih istilah-istilah seperti: Sistem pengolahan informasi, Sistem informasi manajemen, Sistem informasi /keputusan, atau sekedar Sistem informasi, yang perlu diingat adalah bahwa sistem pengolahan informasi berdasarkan komputer, dirancang untuk mendukung fungsi operasi, manajemen, dan keputusan sebuah organisasi (Laudon and Laudon, 2007). Gambar 1. Model Dasar Sistem informasi akuntansi (Davenport, et al, 1998) Davenport et al, (1998) menyatakan sistem informasi akuntansi adalah sebagai sekumpulan dari sub system yang terdefinisi berdasarkan fungsional atau organisasi, yang membantu pengambilan keputusan dan mengontrol organisasi dengan menggunakan technologi informasi akuntansi untuk menangkap, menyebarkan, menyimpan, menerima, memanipulasi atau mempertunjukkan informasi yang dipakai dalam satu atau lebih bisnis proses. Sistem ERP (Enterprize Resource Planning) adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan semua informasi yang ada pada suatu perusahaan/ organisasi dan dikategorikan sebagai sebuah sistem informasi yang sangat besar (Sumarsan, 2010).

 

Implementasi Sistem Informasi akuntansi Banyak contoh dari kegagalan implementasi sistem informasi akuntansi pada literature yang ada. Menurut (Bowtell et al, 1999) yang mencoba menjelaskan mengapa sering terjadi kegagalan pada proyek sistem informasi akuntansi dan bagaimana menjamin kesuksesan proyek. Sampai sekarang belum ada suatu kesepakatan tentang bagaimana mengukur kesuksesan suatu proyek sistem informasi akuntansi. Faktor faktor yang menyebabkan kesuksesan suatu proyek implementasi sistem informasi akuntansi tersebut sangat bervariasi, tergantung dari sudut pandang stakeholders, karakteristik proyek yang berbeda beda dan beberapa sudut pandang lain. Markus and Tanis (2000) menulis bahwa kesuksesan tersebut tergantung pada beberapa hal tergantung siapa yang mendefinisikannya. Dari sudut pandang manajer proyek dan konsultan implementasi sistem informasi akuntansi tersebut, mereka sering kali mendefinisikan implementasi tersebut sukses jika telah menyelesaikan proyek tersebut tepat waktu dan biaya. Tapi dari sudut pandang organisasi pengguna sistem informasi akuntansi, kesuksesan didefinisikan sebagai kegunaan sistem tersebut untuk bisa mencapai hasil yang maksimal bagi bisnis mereka, dan biasanya mereka mengharapkan transisi yang mulus dari sistem lama ke sistem baru, mendapatkan peningkatan dari bisnis mereka seperti pengurangan inventor, atau dapat memperbaiki ketepatan dalam pengambilan keputusan. Implementasikan sistem informasi akuntansi ke suatu organisasi, maka akan mempengaruhi proses yang sudah ada dalam organisasi tersebut. Disinilah biasanya pandangan antara stakeholder dengan konsultan pembuat sistem informasi akuntansi saling bertemu. Keluhan yang sering dikeluarkan adalah: You built what I told you, but not what I actually wanted.

 

D.                PEMBAHASAN

Enterprise adalah sebuah sistem dari manusia, peralatan, material, data, kebijakan dan prosedur yang muncul untuk menyediakan sebuah produk atau pelayanan , dengan tujuan mendapatkan keuntungan. Sistem Enterprise mendukung struktur organisasi yang sebelumnya tidak mungkin untuk menciptakan budaya organisasi yang lebih disiplin. Hal mendasar dari Sistem Informasi Enterprise adalah platform teknologi yang bisa menyatukan semua informasi dari berbagai bagian menjadi satu (single) informasi secara logikal, sehingga Enterprise (perusahaan/organisasi) bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan mudah. Dalam hal ini, tidak hanya sekedar penggunaan teknologi jaringan misal LAN (local area network) sehingga antar divisi terhubung secara fisik tapi juga integrasi proses bisnis masing masing divisi. Dibutuhkan juga penyatuan semua database secara logikal, sehingga bukan hanya antar divisi tapi juga pengaksesan informasi untuk semua level di organisasi baik dari staf operasional, manajer maupun direktur.

 

Sistem Informasi Enterprise sebenarnya merupakan pengembangan dari konsep yang sudah ada yaitu Sistem Informasi Enterprise dan Sistem Pendukung Keputusan yang diperluas untuk domain seluruh perusahaan. Sistem Informasi Enterprise mempunyai batasan-batasan sebagai berikut:

·           CORPORATE WIDE SYSTEM

Cakupan dari Sistem Informasi Enterprise adalah seluruh bagian dari perusahaan, sehingga dari satu sistem kita bisa mendapat informasi dari semua bagian, misalnya dari bagian keuangan, SDM, Pemasaran, Produksi dll dalam sistem yang terintegrasi.

·           HOLISTIC INFORMATION

Informasi yang disajikan adalah informasi yang menyeluruh, tidak per bagian, informasi jenis ini sangat penting untuk pengambilan keputusan perusahaan secara umum.

·           BUSINESS INTELLIGENCE

Keseluruhan aktifitas dari sistem digunakan untuk mendukung kebijakan yang diambil dalam bisnis yang digeluti oleh perusahaan.Sehingga penggunaan Sistem Informasi Enterprise akan meningkatkan business intelligence dari pengguna sistem (eksekutif).

 

Proses bisnis (business process) dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari proses yang mendukung proses-proses operasional dalam perusahaan. Proses bisnis berisi kumpulan aktifitas (tasks) yang saling berelasi satu sama lain untuk menghasilkan suatu keluaran yang mendukung pada tujuan dan sasaran strategis dari organisasi. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari super prosesnya. Untuk meluncurkan produk yang baik tidak pernah terlepas dari standar proses bisnis perusahaan yang baik pula. Proses bisnis yang benar dapat menekan biaya operasional suatu perusahaan dalam memproduksi produk keluarannya, karena perusahaan sudah tidak perlu lagi berimprovisasi dalam menyusun standarisasi proses bisnis mereka.

 

Suatu proses bisnis yang baik harus memiliki tujuan-tujuan seperti mengefektifkan, mengefisienkan dan membuat mudah untuk beradaptasi pada proses-proses didalamnya. Artinya proses bisnis tersebut harus merupakan proses bisnis yang berorientasikan pada jumlah dan kualitas produk output, minimal dalam menggunakan sumber daya dan dapat beradaptasi sesuai dengan kebutuhan bisnis dan pasar. Pengelolaan proses bisnis yang baik yang didukung dengan Sistem Informasi Enterprise akan memberikan keuntungan-keuntungan pada organisasi perusahaan, yaitu :

1.      Organisasi dapat lebih memfokuskan diri pada kebutuhan customer

2.      Organisasi mampu mengendalikan dan memprediksi setiap perubahan yang terjadi di lingkungan dalam ataupun luar.

3.      Organisasi mampu melakukan pengukuran pada setiap perubahan pada kondisi perusahaan.

4.      Organisasi mampu memperbaiki tingkat penggunaan sumber dayanya sehingga dapat menekan biaya pemakaian serendah mungkin.

5.      Organisasi dapat mengelola dengan baik integrasi proses-proses antar bagian yang ada.

6.      Organisasi dapat memonitor secara sistematik aktifitas-aktifitas pada setiap proses operasional dalam perusahaan.

7.      Organisasi dapat dengan mudah menemukan kesalahan dalam proses dan memperbaikinya secepat mungkin.

8.      Organisasi dapat memahami setiap proses dan metode dari proses yang benar.

 

Manajemen Proses Bisnis (BPM) memiliki empat komponen utama:

·           PEMODELAN

Pengguna dapat mendefinisikan dan mendesain struktur dari setiap proses bisnis secara grafis. Manajer Proses dapat mendesain sebuah proses beserta seluruh elemen, aturan, sub-proses, parallel proses, penanganan exception, penangan error, dan workflow dengan mudah tanpa perlu memiliki kemampuan programming khusus dan tanpa membutuhkan bantuan dari staf IT.

·           PENGINTEGRASIAN

Manajemen Proses Bisnis dapat menghubungkan setiap elemen dalam proses sehingga elemen-elemen tersebut dapat saling berkolaborasi dan bertukar informasi untuk menyelesaikan tujuannya. Pada level aplikasi, hal ini bisa diartikan sebagai penggunaan Application Programming Interface (API) dan messaging. Bagi pengguna, hal ini berarti tersedianya sebuah workspace pada komputernya ataupun perangkat wireless-nya untuk mengerjakan tugas sesuai dengan perannya pada suatu proses bisnis.

·           PENGAWASAN

Pengguna dapat mengawasi dan mengontrol performansi dari proses bisnis yang sedang berjalan dan performansi dari setiap personil yang terlibat dalam proses bisnis tersebut. Pengguna juga dapat memperoleh informasi mengenai proses yang tengah berjalan, maupun yang telah selesai, beserta data-data yang ada di dalamnya.

·           OPTIMALISASI

Pengguna dapat menganalisa dan memonitor suatu proses bisnis, melihat ketidakefisienan, dan juga memungkinkan pengguna untuk mengambil tindakan dengan cepat dan merubah proses tersebut untuk meningkatkan efisiensinya. Hubungan Sistem Informasi Enterprise dalam proses bisnis akan memberikan suatu keuntungan yang luar biasa besarnya dalam pencapaian tujuan dan target perusahaan/instansi, karena penggunaan fasilitas dan Sistem Informasi Enterprise sangat menunjang dan mendukung dalam berbagai hal seperti; kecepatan, keakuratan,dan kualitas dari informasi dan produk yang dihasilkan.

 

E.                 KESIMPULAN

Sistem informasi akuntansi yang digunakan, menghubungkan beberapa departemen dari perusahaan diantaranya adalah departemen marketing, departemen purchasing, departemen inventory control, departemen Accounting/Finance, departemen HRD/payrolls, departemen Construction. Karena menghubungkan banyak departemen, maka implementasi sistem informasi akuntansi tersebut akan menjadi sangat kompleks (Pressman, 2000), mempunyai resiko yang tinggi, melibatkan banyak user dan membutuhkan jangka waktu yang lama untuk menyelesaikannya. Data diperoleh dengan cara menyebarkan kuesioner kepada seluruh populasi karyawan perusahaan yang terlibat secara langsung terhadap implementasi sistem informasi akuntansi.

 

 

 

Daftar Pustaka

Putra, Y. M., (2021). Entreprise Information System dan Kaitannya dengan Proses Bisnis. Modul Kuliah Manajemen Proses Bisnis. Jakarta : FEB-Universitas Mercu Buana.

Haryono, A., & Rimawan, E. Improvement of Business Process Modeling in Small and Medium Industries (Smis) to Sustain in Global Economic Competition. Operations Excellence, 9(1), 34-43.

Nugroho, A., & Kusumah, L.H. (2021). Analisis Pelaksanaan Quality Control untuk Mengurangi Defect Produk di Perusahaan Pengolahan Daging Sapi Wagyu dengan Pendekatan Six Sigma. Jurnal Manajemen Teknologi 20 (1), 56-78.

Nusraningrum, D., Jaswati, J., & Thamrin, H. (2020). The Quality of IT Project Management: The Business Process and The Go Project Lean Aplication. Manajemen Bisnis, 10(1), 10-23.

Saryanto, S., Purba, H., & Trimarjoko, A. (2020). Improve quality remanufacturing welding and machining process in Indonesia using six sigma methods. J. Eur. SystèMes Autom, 53, 377-384

Vidianto, A. S., & Haji, W. H. (2020). Sistem Informasi Manajemen Proyek Berbasis Kanban (Studi Kasus: PT. XYZ). Jurnal Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer (JTIIK), 7(2).

Diznet   Indo   Zahira.   (2019).   Sistem   Informasi   Enterprise   dan   Proses   Bisnis.https://diznet.co.id/2019/04/sistem-informasi-enterprise-dan-proses-bisnis/