ANALISIS SIKLUS MANAJEMEN PROSES BISNIS PADA PT. ACE HARDWARE INDONESIA TBK

ANALISIS SIKLUS MANAJEMEN PROSES BISNIS PADA PT. ACE HARDWARE INDONESIA TBK

 

Disusun Oleh :

KELOMPOK 6 :

Putri Yunisa Anwar (432180100117)

Muhammad Farhan Fadhlillah  (432180100171)

Annisa Fiatin Nahira (43219010180)

Muhammad Ilham (43219010115)

Khalida Fauzia Septiani (43219010103)

 

 

DOSEN PENGAMPU : YANANTO MIHADI PUTRA, SE, M.Si

 

  

UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

2021

 

 

A.   ABSTRAK

Manajemen proses bisnis bersifat menganalisis Proses yang ada, merancang proses baru, dan mengoptimalkan proses yang disediakan oleh berbagai alat dan metodologi. BPM bukan suatu sistem yang kaku, karena perbaikan proses memerlukan perubahan terus-menerus. Diantaranya sesuatu hal yang dikaitkan dengan sistem mutu, isu terkini dalam kehidupan ekonomi terdapat keterkaitan dengan konsep sistem mutu, dan banyak perusahaan Di seluruh dunia berinvestasi dalam sistem semacam itU. Siklus proses bisnis dimulai dari fase perancangan dan analisa (desaign and analysis), aktivitas yang dilakukan dalam fase ini adalah survei terhadap lingkungan organisasional dan teknis proses bisnis. Berdasarkan survei proses bisnis diidentifikasi, diluas, divalidasi, dan direpresantasikan oleh model proses bisnis, model proses bisnis digambarkan dalam notasi grafik yang memperlihatkan komunikasi dalam proses sehingga stakeholder dapat berkomunikasi secara efisien. Teknik permodelan proses  bisnis (validasi,simulasi,dan verifikasi) dijalankan dalam fase ini. Teknik permodelan proses bisnis akan menghasilkan deskripsi proses bisnis dalam notasi. Permodelan proses bisnis memliki karakter evolusi, dimana selalu dianalisa dan ditingkatkan/diperbaiki sampai mencapai titik dimana benar-benar merepresentasikan proses bisnis yang diinginkan. Setelah proses bisnis dirancang dan diverifikasi maka selanjutnya implementasi proses bisnis, implementasi proses bisnis yang menggunakan BPMS berarti harus melakukan konfigurasi/penyesuaian dengan lingkungan organisasi serta pelaksanaannya harus diawasi. Setelah konfigurasi selesai proses bisnis bisa mulai diterapkan, proses penerapan harus disamakan dengan actual run timr proses bisnis.       

 

 

B.    PENDAHULUAN

PT ACE Hardware Indonesia Tbk adalah sebuah perusahaan ritel yang bergerak dalam bidang perlengkapan rumah dan produk gaya hidup. Pada akhir 2016, perusahaan ini mengelola jaringan dari 129 toko ritel di 34 kota besar di Indonesia. Dengan total area lantai toko yang lebih luas dari 336.000 meter persegi, ACE Hardware adalah salah satu jaringan modern terbesar dari bisnis ritel perlengkapan rumah dan gaya hidup di Indonesia. ACE Hardware Indonesia adalah pemegang waralaba (franchise) merek ACE Hardware (ditunjuk oleh ACE Hardware Corporation yang berbasis di AS).

Ace Hardware Indonesia menjual lebih dari 80.000 produk. Produk-produk ini dikategorikan dalam tiga segmen utama:

·         Perlengkapan rumah

·         Gaya hidup

·         Mainan

Pada tahun 2010, ACE Hardware Indonesia memperkenalkan konsep ritel 'Toys Kingdom' di Indonesia. Outlet-outlet Toys Kingdom adalah toko-toko mainan yang tidak hanya ditujukan untuk anak-anak tapi juga untuk pasaran dewasa dan remaja melalui koleksi yang bervariasi dari barang-barang koleksi, permainan keluarga dan produk-produk untuk bayi (termasuk merek-merek kelas dunia). Pada akhir tahun 2016, perusahaan ini memiliki 26 toko Toys Kingdom di 11 kota di Indonesia. ACE Hardware telah membukukan perkembangan yang solid dalam beberapa tahun terakhir karena bisnis ritel Indonesia terus berkembang berkat fundamen makroekonomi yang cukup kuat: Indonesia memiliki populasi yang besar dengan daya beli yang terus meningkat tinggi. Salah satu karakteristik perekonomian Indonesia adalah konsumsi rumah tangga merupakan pendorong utama pertumbuhan ekononomi, mencakup sekitar 55% dari total produk domestik bruto (PDB) Indonesia. Hal penting lainnya untuk ACE Hardware adalah pertumbuhan ini juga memberikan dorongan pada sektor properti dan real estate yang sedang meningkat pesat, dan karenanya pembeli membutuhkan lebih banyak peralatan rumah tangga.

Strategi utama perusahaan ini untuk ekspansi bisnis adalah membuka toko-toko baru di Indonesia. Lewat www.ruparupa.com (anak perusahaan dari Kawan Lama Sejahtera) ACE Hardware menyediakan fasilitas online shopping untuk para konsumen. Ruparupa memungkinkan pelanggan untuk memesan produk secara online dan mengambilnya di toko ACE Hardware terdekat.

 

 

C.    LITERATUR TEORI

Dinamika perilaku masyarakat dalam berbelanja kini berubah dan semakin beragam. Kemudahan akses informasi dan perkembangan teknologi yang pesat turut berperan dalam menciptakan fenomena baru cara berbelanja yang lebih praktis, cepat, dan aman. Impian akan The Omnichannel experience, pelayanan terpadu yang dapat membedakan dari situs e-commerce lainnya menjadi sebuah rencana bisnis yang siap untuk diluncurkan dan diperkenalkan kepada pasar. Inilah mengapa PT Ace Hardware Indonesia Tbk, meluncurkan sebuah situs belanja online dengan nama “ruparupa” (www. ruparupa.com) pada 25 April 2016. Dengan kepemilikan saham sebesar 30%, Perseroan membuka gerai online “ruparupa.com” sebagai pilihan destinasi belanja baru bagi para Ruppers (sebutan untuk pelanggan ruparupa.com). Kehadiran gerai online ini diharapkan akan menjadi solusi bagi masyarakat yang ingin berbelanja produk Ace Hardware, Informa Furnishings, Toys Kingdom, Ofice 1, dan produk Group lainnya meskipun brand tersebut belum hadir di kota mereka. Singkatnya, ruparupa.com menyediakan The Omni-channel untuk produk-produk tersebut, yang memungkinkan pelanggan untuk memesan produk secara online dan mengambilnya di toko, menikmati penawaran promosi online yang sama dengan toko isik, namun tak menutup kemungkinan adanya penawaran spesial berupa promo retail untuk produk-produk tertentu, serta mendapatkan pelayanan customer service yang sama.

Saat ini, lebih dari 25.000 jenis produk telah tersedia dalam 10 kategori pilihan, seperti Rumah Tangga, Dapur Minimalis, Bed & Bath, Home mprovement, Furniture, Otomotif, Hobi & Gaya Hidup, Kesehatan & Olahraga, Elektronik & Gadget, serta Mainan & Bayi. Ratusan produk baru juga akan terus ditambah setiap harinya, dengan penawaran harga di gerai online yang sama dengan harga di gerai isik. Pelanggan yang memiliki kartu anggota Ace Hardware Rewards akan mendapatkan keuntungan lebih bila berbelanja di ruparupa.com, yaitu point redemption, dengan menukarkan poin yang dimiliki untuk mendapatkan voucher belanja di ruparupa.com. Sebanyak 32 STOPS (Store Pick Up Service) juga telah disiapkan di berbagai gerai Ace Hardware maupun Toys Kingdom. Layanan ini disediakan untuk memudahkan Ruppers pelanggan yang membeli secara online dan ingin mengambilkan barangnya di gerai yang diinginkan.

 

 

D.    PEMBAHASAN

Sebuah proses memiliki siklus hidup/lifecycle. Pertama-tama proses harus diidentifikasi, proses yang dipilih harus digambarkan dalam peta proses, yang juga dapat disebut process model / model proses. Sebuah ‘as-is’ model menggambarkan proses bisnis saat ini dengan semua kegiatan, individu, data, dan sumber daya yang terlibat seperti software, hardware atau printer. As-is model ini harus dianalisis secara menyeluruh untuk mengidentifikasi kekurangan dan kendala yang ada.

“To-Be” model dapat dikembangkan berdasarkan as-is model. Mereka harus mengacu pada tujuan proses dan mempertimbangkan keterbatasan organisasi dan teknis yang ada. Model proses ini menggambarkan skenario alternatif masa depan untuk suatu proses bisnis. Salah satu to-be model ini akan dipilih dan diimplementasikan. Proses baru akan ‘go live’ dan dieksekusi. Pada saat yang sama, mereka terus dipantau dan dikontrol. Perbedaan antara rencana data aktual dapat memotivasi proyek ‘Process Engineering’.

 

7 langkah dari siklus proses bisnis adalah:

1.    Process Identification

Ketika Anda menggambar proses model untuk satu proses dan dianalisis satu proses, ini memberikan Anda pemahaman awal untuk karakteristik proses. Namun, hal ini menyederhanakan realitas yang harus dihadapi. Faktanya adalah bahwa sebagian besar perusahaan memiliki ratusan, bahkan ribuan proses. Karena proyek proses engineering jelas dapat menjadi sangat kompleks, maka perlu untuk mengidentifikasi proses yang paling penting. Diperlukan sebuah pedoman tentang bagaimana melakukan prioritas terhadap proses yang akan dianalisa. 

2.    Process Modelling (as-is)

Setelah tahap pemilihan proses selesai, perlu dilakukan pengembangan pemahaman umum dari proses tersebut. Tujuan utama dari tahap ini adalah untuk fokus tepat pada pekerjaan proyek. Hal ini sangat diperlukan untuk identifikasi yang dilakukan oleh tim proyek dan biasanya dapat dimulai dengan analisis dokumentasi proses yang sudah ada. Namun, perusahaan-perusahaan seringkali memiliki berbagai dan (sayangnya) cara-cara kreatif dalam mendokumentasikan proses. Mereka menggunakan pengolah kata, spreadsheet, software presentasi seperti PowerPoint atau alat grafis seperti ABC Flowcharter atau Visio. Selain itu, departemen yang berbeda dari satu perusahaan biasanya memiliki pendekatan yang berbeda, deskripsi yang dibuat pada waktu yang berbeda dalam proyek yang berbeda. Mereka biasanya tidak dipelihara, tidak menjelaskan apakah proses tersebut masih berlaku dan sulit untuk dicari. Bahkan terkadang seorang manajer yang telah melupakan proses-proses tersebut.

Semua dokumentasi proses yang telah atau pernah diidentifikasi dapat membantu dalam pemahaman awal dari proses yang akan di analisa. Dengan demikian, aplikasi IT dan unit organisasi yang terlibat dapat terlihat dan dipahami lebih jelas. Namun demikian, biasanya dianjurkan untuk merancang proses model yang baru. (Peta proses ini juga disebut diagram alur atau model proses.) Sebelum proses kegiatan modeling dapat memulai, harus didefinisikan terlebih dahulu bagaimana proses harus dimodelkan. 

3.    Process Analysis

Proses analisis dilakukan untuk mengidentifikasi ‘pain points’ yang ada pada setiap proses. Berdasarkan model proses yang ada, tim analis bisnis/business analyst, orang-orang IT, perwakilan bisnis yang terlibat dan, biasanya, konsultan eksternal menganalisis proses secara rinci. Mereka mengidentifikasi tujuan proses dan mendata setiap kekurangan pada proses yang ada saat ini.

Pada tahap ini, tim proyek mengajukan pertanyaan-pertanyaan berikut:

·       Apakah tujuan atau goal dari proses yang dimiliki?

·       Mengapa proses dieksekusi seperti yang dilakukan saat ini?

·       Unit organisasi dan sistem aplikasi apa saja yang terlibat – dan dimanakah interface diantara mereka?

·       Apakah masalah yang ada saat ini?

·       Perubahan apa saja yang akan dilakukan diluar proyek proses engineering?

·       Teknologi apa yang (akan) tersedia?

·       Apakah tolok ukur/benchmark saat ini?

4.    Process Improvement (to-be)

Tahap perbaikan proses adalah fase paling kreatif dari proyek proses engineering. Tahap pemodelan as-is bertujuan untuk meningkatkan kesadaran akan proses (proses awareness) dari sebuah organisasi. Tahap perbaikan proses (process improvement) akan mengevaluasi ide-ide alternatif dan ‘menggerakan’ organisasi ke sesuatu yang baru atau berbeda. Semua informasi yang tersedia dari proses yang ada saat ini dan pain point mereka, kendala yang ada dan sumber daya yang tersedia, model refrensi dan best practice yang available, semua perlu dikonsolidasikan pada saat proses perbaikan. Untuk meningkatkan proses bisnis sebuah organisasi, dibutuhkan pengalaman proyek proses engineering yang komprehensif. Setiap proses terlihat berbeda dan tidak ada jawaban umum untuk bagaimana proses dapat ditingkatkan. Namun demikian, setidaknya terdapat beberapa pedoman umum untuk meningkatkan proses-proses yang ada. Pedoman ini akan membantu manajer proyek untuk mengidentifikasi peluang dalam proyek mereka.

Ide-ide berikut ini terbagi dalam tiga bidang:

·             perbaikan terkait dengan hasil tertentu dari suatu proses

·             perbaikan yang berkaitan dengan aliran kegiatan proses

·             perbaikan yang berkaitan dengan sumber daya yang terlibat dalam proses

5.    Process Implementation

Implementasi perbaikan proses terdiri dari dua domain, yaitu organisasi dan IT. Dari sudut pandang organisasi, anggota staf yang terlibat harus dilatih dalam prosedur baru. Hal ini dapat mencakup penjelasan tentang tujuan baru, interface baru, dan kebijakan baru, dll, untuk meningkatkan kesadaran terhadap orientasi proses yang akan diimplementasikan. Selain menjadi akrab dengan bagan organisasi hirarkis, semua orang perlu memahami bagaimana dia atau karyanya tertanam dalam proses lintas fungsional.

Dari IT point-of-view, implementasi proses mencakup pengembangan perangkat lunak baru atau konfigurasi paket standar seperti software ERP. Model proses high leveldapat digunakan sebagai deskriptor persyaratan. Mereka membutuhkan transformasi menjadi deskripsi yang lebih rinci untuk menjadi berguna bagi developer atau engineer perangkat lunak.

Implementasi proses juga merupakan tahap di mana ide-ide, didokumentasikan dalam model proses to-be, dan seringkali harus diubah lagi. Beberapa ide mungkin menjadi terlalu mahal atau terlalu banyak memakan waktu untuk diwujudkan. Dalam beberapa kasus yang dimana melibatkan karyawan, seringkali terjadi kasus dimana karyawan-karyawan tersebut sangat rentan dengan perubahan yang ada.

6.    Process Execution

Pada tahap ini, para konsultan eksternal telah menyerahkan laporan akhir mereka dan keluar dari proyek. Sampai tahap ini, proyek hanya dikonsumsi oleh uang yang sudah dikeluarkan untuk melakukan engineering terhadap proses. Tahap eksekusi proses seharusnya fase proyek dimana sebuah organisasi dapat merasakan manfaat yang diharapkan dari proyek tersebut, dan sering kali fase ini tidak mendapat perhatian seperti fase-fase sebelumnya.

7.    Process Monitoring/Controlling

Proses monitoring dan control merupakan dasar untuk manajemen perubahan proses. Delivery dari data kinerja saat ini adalah prasyarat dan cara yang cepat untuk mengadopsi proses bisnis dan menjadikannya sebagai requirement baru. ‘Proses Pemantauan’ memiliki arti untuk mengumpulkan data tentang kegiatan saat ini. Data tersebut bisa berupa jumlah keluhan pelanggan saat ini atau status pesanan pelanggan. ‘Proses Mengontrol’ melampaui pengumpulan data murni dan termasuk agregasi dan evaluasi data. Hal ini dapat mencakup mengevaluasi data waktu dengan biaya, melakukan analisis statistik untuk dokumen yang memiliki karakteristik serupa, atau melakukan forecasting untuk pengembangan ke depan. ‘Proses Mengontrol’ memiliki tiga perspektif utama: hasil proses, kegiatan dan sumber daya.

 

Dua aktivitas utama dalam lifecycle proses adalah:

·         mengembangkan pemahaman untuk situasi saat ini (as-is) situasi

·         menciptakan cara baru yang mungkin mengatur proses bisnis (to-be)

 

 

E.     KESIMPULAN

Manajemen siklus hidup (lifecycle) dari proses bisnis sangat berpengaruh terhadap tingkat fleksibilitas dari suatu perusahaan yang sangat dibutuhkan di dunia bisnis seperti sekarang ini. Dengan dukungan dari Sistem BPM (Business Process Management) yang men-support full process lifecycle dan bersifat loop tertutup maka pembangunan suatu sistem proses bisnis yang efektif dan efisien, yang memiliki daya respon yang cukup cepat terharap perubahan kondisi bisnis akan dapat terwujud.

 

  

 

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

Putra, Y. M., (2021). Definisi Konseptual Manajemen Proses Bisnis. Modul Kuliah Manajemen Proses Bisnis. Jakarta : FEB-Universitas Mercu Buana.

Nugroho, A., & Kusumah, L.H. (2021). Analisis Pelaksanaan Quality Control untuk Mengurangi Defect Produk di Perusahaan Pengolahan Daging Sapi Wagyu dengan Pendekatan Six Sigma. Jurnal Manajemen Teknologi 20 (1), 56-78.

Syafrimaini, & Husin, A.E. (2021). Implementation of Lean Six Sigma Method in High-Rise Residential Building Projects. Civil Engineering and Architecture 9 (4), 1228-1236.

Pujangga, G. A. (2018). Penerapan Metode Six Sigma Sebagai Upaya Pengendalian Kualitas Produk dengan Menggunakan Konsep DMAIC. Ratih: Jurnal Rekayasa Teknologi Industri Hijau, 1(2), 10.

Tampubolon, S., & Purba, H. H. (2021) Lean Six Sigma Implementation, A Systematic Literature Review. International Journal of Production Management and Engineering 9 (2), 125-139.

Saryanto, S., Purba, H., & Trimarjoko, A. (2020). Improve quality remanufacturing welding and machining process in Indonesia using six sigma methods. J. Eur. SystèMes Autom, 53, 377-384.

https://www.bpratomo.com/siklus-proses-bisnis/